Le indagini del GEPD sono un modo per stabilire se le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’UE abbiano violato le norme applicabili in materia di protezione dei dati.
La conduzione delle indagini si articola in 9 step principali:
1. Apertura dell’indagine
Il GEPD notifica all’istituzione dell’UE la sua decisione formale di avviare un’indagine. Ciò include una richiesta di prove. Il GEPD fissa un termine entro il quale l’istituzione dell’UE deve rispondere.
2. Incontro di apertura
Il GEPD può organizzare una riunione per spiegare perché l’istituzione dell’UE è oggetto di indagine e affinché l’istituzione dell’UE spieghi oralmente prove complesse, se necessario.
3. Raccolta prove
Il GEPD può organizzare una riunione per discutere le prove. Può farlo anche su richiesta dell’istituzione dell’UE o di un’altra parte che potrebbe essere pregiudicata dalla decisione finale del GEPD.
4. Tempo di ispezione
Il GEPD può richiedere un’ispezione in loco o a distanza per comprendere concretamente come i dati vengono trattati dall’istituzione dell’UE.
5. Valutazione preliminare
Il GEPD informa le parti dei fatti, dei documenti, della valutazione giuridica e delle misure correttive previste che devono essere incluse nella sua decisione finale. Questa fase consente alle parti di condividere le loro osservazioni sulla valutazione preliminare del GEPD prima che abbia luogo qualsiasi azione esecutiva.
6. Udienza
Il GEPD può organizzare un’audizione su richiesta di una parte che voglia presentare le proprie osservazioni sulla valutazione preliminare.
7. Decisione finale
La decisione finale del GEPD determina se l’istituzione dell’UE ha violato le norme sulla protezione dei dati. La decisione finale include anche misure correttive e le scadenze entro le quali l’istituzione dell’UE deve metterle in atto.
8. Pubblicazione delle decisioni finali
Il GEPD di solito pubblica le decisioni finali delle sue indagini. Prima di farlo, il GEPD chiede sempre alle parti se alcuni elementi della decisione finale debbano essere mantenuti riservati.
9. Dopo l’inchiesta
Il GEPD controlla se le sue misure correttive siano state messe in atto dall’istituzione dell’UE. Se l’istituzione dell’UE non l’ha fatto, il GEPD può emettere un’ammenda o deferire la questione alla Corte di giustizia.
Per un’indagine di successo si consiglia anche:
• Di documentare tutti i passaggi con precisione;
• Che il personale del GEPD rispetti i propri obblighi di riservatezza e segreto professionale;
• Che le istituzioni dell’UE cooperino con il GEPD.
Inoltre, il GEPD deve rispettare il diritto delle parti a difendersi e di essere ascoltate. Se le misure correttive sono state attuate correttamente, il GEPD chiude il caso.
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